Előleg számla lényegében egy olyan számla, mely előleget tartalmaz, azaz a vevő előleget fizet a megvásárolandó termékre, vagy szolgáltatásra. A hétköznapi szóhasználatban ugyan elterjedt kifejezés az a fogalom, hogy “Előleg számla”, ugyanakkor még se létezik ilyen típusú számla, hogy előleg számla, mivel az előleg számla is ugyanolyan számla mint bármelyik más számla, csak előleget tartalmazza.

Azaz a kérdés az, hogy mikor kell előleget számlázni a vevő részére? Előleget akkor kell kiszámlázni, ha az adott értékesítési folyamatban a teljesítés nem valósult meg, de a vevő pénzügyileg rendezi a vételár egy részét, vagy egészét! Ennek megfelelően a kapott összegről kell kiállítanunk a számlát függetlenül attól, hogy a kapott összeget készpénzben, vagy esetleg átutalás útján kapta-e meg a vállalkozás. A kapott összeg értéke lesz a számla bruttó értéke. Azért rendkívül fontos, ennek ismerete, hiszen látható, hogy az előleg befogadásával egyben áfa fizetési kötelezettség is keletkezik előleg számla kiállításával! Előleg számlán még szerepeltetni kell, hogy az előleg értéke, az milyen termékre, vagy szolgáltatásra vonatkozik.

Amennyiben az előleg számla kiállításra került és megtörténik a tényleges teljesítés, ki kell állítanunk a végszámlát, melyben levonásra kell, hogy kerüljön a korábbi előleg számla tétele, így a fizetendő végösszeg az előleggel csökkentett összeg lesz. A végszámlán szerepeltetni kell, hogy melyik számlán szerepelt a korábbi előleg értéke.

Előleg számlát ennek megfelelően bármikor ki lehet állítani, ha a számlán előleget számlázunk ki. Az Okos-Ügyvitelben a számlák listájában található Műveletek menüpont alatt található az “Előleg számla kiállítása” funkció, így egyből megjelenik a számla tétel ablaka, melyen már kiválasztásra kerül az “Előleg” megnevezésű termék, így már csak a bruttó összeget kell rögzítenünk az ablakon. (valamint megadható a megjegyzés rovatban, hogy mire kaptuk az előleget)

Amennyiben az előleg számla már szerepel a programban, úgy csak ki kell választanunk az előleg számla bizonylatot és a Műveletek menüpont alól pedig ki kell választani a “Számla kiállítása előleg számla alapján” funkciót. Ennek hatására megjelenik egy új számla ablak, melyen a korábbi előleg számla értéke levonásra kerül automatikusan, így már csak az tényleges termékeket/szolgáltatásokat kell hozzáadunk a számla tartalmához.