Távnyomtatás az Okos-Ügyvitelben

Számla küldése e-mailen

Első és legfontosabb információ, hogy a számlák továbbíthatóak e-mailen teljesen szabályosan és törvényesen, akár PDF formátumban!

Fontos, hogy ez nem elektronikus számlázást jelent (hiszen a számla saját példányát papír alapon ki kell nyomtatnunk), hanem csupán annyit, hogy a vevő példányát nem a kiállító nyomtatja ki, hanem a vevő, azaz a számlát befogadó fél. Az emailen továbbított bizonylat a vevő számára csak akkor lesz tényleges adóügyi bizonylat, ha azt ki is nyomtatja! Éppen ezért az emailen továbbított számla csupán egy távnyomtatást jelent, amit az ügyfelünk, a vevőnk végez el helyettünk. A módszer segítségével rengeteg idő spórolható meg, hogy nem kell postára menni, sorban állni, hanem egy egyszerű email útján küldjük el a számlát, ráadásul így a posta költség is teljes mértékben megspórolható, ami több száz (vagy ezer) számlánál már komoly megtakarítást jelent!

  • Részletes általános ismertető
  • Tévhitek a számlák nyomtatási példányszámával kapcsolatban
  •  

    Bizonylatok küldése az Okos-Ügyvitelben

    Okos-Ügyvitelben a távnyomtatás funkció használatával egy kiválasztott bizonylatot elküldhetünk emailen a a vevő részére úgy is, hogy a programban a bizonylat listában található Műveletek / Távnyomtatás menüpontot kiválasztjuk.

    Következő bizonylatok esetében érhető el a funkció:

    • Kimenő számla
    • Megrendelés bizonylat
    • Árajánlat
    • Szállítólevél

     

    E-mail küldése

    Bizonylatok távnyomtatásánál a program a kiválasztott ügyfél e-mailcímét automatikusan beállítja. Ezen túlmenően, ha választunk az ügyfelünk ügyintézői (kapcsolattartói) közül, úgy amennyiben ha az ügyintézőnek van saját emailcíme, akkor a program automatikusan beállítja az ügyintéző emailcímét is.

    Ezen túlmenően meg kell adnunk az email tárgyát és titkos másolatba megadhatjuk akár a saját emailcímünket is, hogy saját magunk is megkapjuk minden kiküldött bizonylatot másolatként!

    E-mail küldés esetén nagy segítség tud lenni, hogy sablonok menthetőek az email tartalmaként, így nem kell minden bizonylat küldésnél külön-külön megfogalmaznunk az email tartalmát. Természetesen a sablon választása után egyedileg az ablakon még kényelmesen kiegészíthetjük, módosíthatjuk esetileg egy adott távnyomtatást is.

     

    Makrók használata az e-mailekben

    A programban tárolt adatok meghívására használhatóak a következő előre beállított makrók:

    • {$ugyfel} – távnyomtatás ablakban kiválasztott ügyfél
    • {$ugyintezo} – távnyomtatás ablakban kiválasztott ügyfél
    • {$bizonylatszam} – távnyomtatott bizonylat sorszáma (számlaszám, szállítólevél száma)
    • {$brutto} {$penznem} – bizonylat bruttó összege és pénzneme
    • {$kelte} – bizonylat kelte dátuma
    • {$fizhat} – számla fizetési határideje, vagy érvényességi dátuma megrendelés, árajánlat esetén
    • Aláíráshoz célszerű lehet használni a következő makrókat:

    • {$cegnev} – törzsadatok / cégadatok menüpontban rögzített regisztrált cég neve (azaz az email küldője)
    • {$email} – törzsadatok / cégadatok menüpontban rögzített regisztrált cég e-mailcíme
    • {$telefon} – törzsadatok / cégadatok menüpontban rögzített regisztrált cég telefonszáma
    • {$web} – törzsadatok / cégadatok menüpontban rögzített regisztrált cég webcíme