A leltár egy jegyzékszerű kimutatás, amely a gazdálkodó eszközeit és forrásait egy adott fordulónapra vonatkozóan – mennyiségben és értékben is – tételesen felsorolja. A leltár az a dokumentum, amely a gazdálkodó mérlegét alátámasztja. A leltár előállításának folyamata a leltározás, amely a leltározás tárgyától függően fizikai tevékenységekből (tételes megszámolás, mérés), vagy a bizonylatok egyeztetéséből áll.
A vásárolt készletek készleteit, az azokban bekövetkezett változásokat a tulajdon megóvása, a termelés és értékesítés zavartalanságának biztosítása, a készletekről szükséges folyamatos információk érdekében célszerű folyamatosan és hézagmentesen követni az analitikában és a főkönyvi könyvelésben. A vállalkozás a készletek leltározását mennyiségi felvétellel, majd a felvétel után a nyilvántartással történő utólagos egyeztetéssel és értékeléssel végzi. A közvetített szolgáltatások és készletekre adott előlegek leltározása a nyilvántartással történő egyeztetéssel történik.
A leltározás és a leltározás ellenőrzésnek befejezése után a leltározásért felelős vezetőnek tömör összefoglaló jelentést kell írni az elvégzett munkáról.
A leltárnak tartalmaznia kell:
- a vállalkozás megnevezését
- a leltár megjelölését
- a leltározási hely megjelölését
- a leltár fordulónapját
- a leltározott eszközök és források, vagy azok csoportjainak meghatározását
A leltár készítője a leltárértékelést követően állapítja meg a hiányokat, illetve a többleteket, majd előkészíti a leltározásról szóló jegyzőkönyvet.
A leltározásról szóló jegyzőkönyv tartalmazza:
- a leltározott helyiség eszközféleségeinek megnevezését
- a leltározásban részt vettek nevét
- a leltározás időtartamát
- a kijelölt feladatok végrehajtását
- a leltározásnál felhasznált leltárbizonylatok számát
- a megállapított hiányok, többletek feltehető okait.
Az éves leltározási tevékenységről szóló jelentést a leltározási bizonylatokkal együtt kell tárolni és 10 évig meg kell őrizni.
A leltározás megtörténtét az analitikus nyilvántartásokban fel kell jegyezni.
INGYENES online készletnyilvántartó program: Okos-Készlet